Kassenprüfung im Verein: Protokoll + Prüfbericht (Excel + Google Sheets)

Du bist Kassenprüferin oder Kassenprüfer geworden. Und jetzt?

Die Mitgliederversammlung hat dich gewählt, die Kassenwartin legt dir Kassenbuch und einen Ordner Belege hin, und in drei Wochen sollst du vor der Versammlung einen Bericht vortragen. Was genau prüfst du? Was muss ins Protokoll? Und wie formulierst du den Bericht, wenn etwas fehlt?

Mit dieser Vorlage gehst du 13 Prüfpunkte durch, trägst zu jedem ein: geprüft ja oder nein, Befund in Ordnung oder Mängel, Bemerkung. Den Bericht für die Versammlung schreibt die Datei daraus selbst.

Das steckt drin (3 Blätter):

• Start: Verein, geprüfter Zeitraum, Datum, Ort, Kassenprüfer, Kassenwart. Einmal eintragen, steht automatisch im Protokoll und im Bericht.
• Prüfprotokoll: Bestände für Kasse und Bank (laut Kassenbuch, gezählt bzw. laut Auszug, Differenz rechnet die Vorlage). 13 Prüfpunkte von „Belege lückenlos nummeriert“ über „Zahlungen an Vorstandsmitglieder nur mit Grundlage in der Satzung“ bis „Zweckgebundene Spenden zweckentsprechend verwendet“. Eine Hinweisspalte meldet, wenn etwas nicht zusammenpasst, etwa „ja“ ohne Befund oder ein Mangel ohne Bemerkung. Dazu ein Feld für die Mängel im Klartext.
• Prüfbericht: Der Text entsteht aus dem Protokoll. Wer hat wann geprüft, stimmen die Bestände, „12 von 13 Punkten ohne Beanstandung“, die Mängel wörtlich. „Es gab keinen Anlass zu Beanstandungen“ steht nur da, wenn alle 13 Punkte geprüft und in Ordnung sind. Ist das Protokoll unvollständig, sagt der Bericht das, statt etwas zu beschönigen. Empfehlung zur Entlastung auswählen (empfohlen, nach Klärung der Mängel, nicht empfohlen), ausdrucken, beide unterschreiben, vortragen.

Dazu bekommst du:

• die leere Vorlage für euren Verein,
• einen Beispielverein, ausgefüllt mit einem festgestellten Mangel, damit du siehst, wie der Bericht dann klingt,
• eine Anleitung als PDF (2 Seiten): So läuft eine Kassenprüfung ab, welche Unterlagen du anforderst, worauf du bei den 13 Punkten achtest, und was die Vorlage kann und was nicht.

Technik: Dateien im Format .xlsx (Tabelle) und .pdf (Anleitung), Sprache Deutsch. Getestet mit Microsoft Excel 365 (Desktop) und Google Sheets, sollte ab Excel 2010 laufen. Keine Makros, kein Abo, keine Anmeldung. Gelbe Felder füllst du aus, graue rechnet die Vorlage. In Excel sind die Formeln gegen versehentliches Überschreiben geschützt (ohne Passwort). Google Sheets übernimmt diesen Schutz nicht, dort graue Felder bitte nicht überschreiben. In Google Sheets unter Datei › Einstellungen das Gebietsschema „Deutschland“ einstellen. Nicht getestet: Apple Numbers, LibreOffice und die Excel-App auf dem Handy. Rechtsstand: 01.01.2026. Korrigierte Fassungen schicke ich Käufern per E-Mail.

Für wen: Kassenprüferinnen und Kassenprüfer in kleinen Vereinen, zum Beispiel Schul- und Kita-Fördervereine, Sport-, Kultur- und Heimatvereine. Auch für Kassenwarte, die der Prüfung entspannt entgegensehen wollen.

Von wem: Ich bin Fanny Püschel, Bürokauffrau und seit über 10 Jahren in der Buchhaltung. Ich habe selbst die Kasse eines Schulvereins geführt und weiß, was Kassenprüfer sehen wollen.

Eine Kassenprüfung ist im Vereinsrecht des BGB nicht vorgeschrieben. Ob, wie oft und durch wen geprüft wird, regelt eure Satzung. Die 13 Prüfpunkte sind ein Vorschlag aus der Praxis. Technische Vorlage, keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Sofort-Download. Nutzung für den eigenen Verein, Weitergabe der Dateien nicht gestattet.