Kassenwart-Übergabe: Checkliste mit 14 Punkten und Zählprotokoll (PDF + Excel)

Die Kasse wechselt die Hände. Was darf dabei nicht verloren gehen?

Eine Bankvollmacht, die nie gelöscht wurde. Belege im Keller der Vorgängerin. Der Freistellungsbescheid in einem alten E-Mail-Postfach. Bei der Übergabe der Vereinskasse geht leicht etwas verloren, und die neue Kassenwartin merkt es erst, wenn das Finanzamt oder die Kassenprüfung fragt.

Mit dieser Checkliste geht ihr die Übergabe gemeinsam durch, Punkt für Punkt, und unterschreibt am Ende beide.

Das steckt drin:

• 14 Übergabepunkte: Bargeld gezählt, Kassenbuch und Belege übergeben, Bankvollmacht gelöscht und neu eingerichtet, Online-Banking umgestellt, SEPA-Mandate, Daueraufträge, Finanzamt-Unterlagen, Zuwendungsbestätigungen, Zugänge, Schlüssel, Vereinsregister, Verträge. Je Punkt: ja, nein oder entfällt, Datum, Bemerkung.
• Zählprotokoll Barkasse: Scheine und Münzen nach Stückelung, Summe, Soll laut Kassenbuch, Differenz. In der Excel-Fassung rechnet die Datei.
• Unterschriften für abgebende und übernehmende Person, Ort und Datum.
• Kurze Hinweise: Bank zuerst, Vereinsregister bei Vorstandsamt, Aufbewahrungsfristen (10, 8 und 6 Jahre nach § 147 AO), Zugänge neu setzen statt übergeben.

Zwei Formate: PDF (2 Seiten, A4, zum Ausdrucken und per Hand ausfüllen) und Excel-Datei (ein Blatt, gelbe Felder ausfüllen, Zählprotokoll rechnet selbst, auch in Google Sheets nutzbar).

Technik: .pdf und .xlsx, Sprache Deutsch. Die Excel-Datei ist mit Microsoft Excel 365 (Desktop) getestet und nutzt nur einfache Funktionen. Nicht getestet: Apple Numbers, LibreOffice, Excel-App auf dem Handy. Rechtsstand: 01.01.2026.

Von wem: Ich bin Fanny Püschel, Bürokauffrau und seit über 10 Jahren in der Buchhaltung. Ich habe selbst die Kasse eines Schulvereins geführt und übergeben.

Technische Vorlage, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Was eure Satzung zur Übergabe sagt, geht vor.

Passend dazu: „Vereinskasse 2026“ (Kassenbuch, Kassenbericht, Kassenprüfung und diese Übergabe als Blatt in einer Datei) und „Kassenprüfung im Verein: Protokoll + Prüfbericht“.