Vereinskasse 2026: Kassenbuch, Kassenbericht und Kassenprüfung (Excel + Google Sheets)

Die Vereinskasse, die zur Mitgliederversammlung fertig ist.

Du hast das Amt der Kassenwartin oder des Kassenwarts übernommen, vielleicht im Förderverein der Schule, in der Kita oder im Sportverein. Die Belege liegen in einem Umschlag, das alte Kassenbuch ist eine Liste ohne Summen, und im Frühjahr will die Versammlung einen Kassenbericht sehen.

Mit dieser Vorlage trägst du jede Buchung einmal ein. Den Rest rechnet die Datei: Bestände, Kassenbericht, Ergebnis je Bereich und je Aktion.

Das steckt drin (9 Blätter):

• Kassenbuch für Kasse und Bank mit laufendem Bestand, Platz für 1.000 Buchungen im Jahr. Kategorie aus der Liste wählen, der steuerliche Bereich kommt automatisch dazu.
• Prüfhinweise: Die Vorlage meldet fehlende Belegnummern, ein falsches Jahr oder eine Kasse im Minus, bevor es der Kassenprüfung auffällt.
• Kassenbericht zum Ausdrucken: Anfangs- und Endbestand, Einnahmen und Ausgaben, Ergebnis nach den 4 Bereichen (ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) und eine Vollständigkeitskontrolle, ob alle Buchungen einem Bereich zugeordnet sind.
• Ampel zur Freigrenze: zeigt, wie nah Kuchenverkauf, Fest und Werbung an der Freigrenze von 50.000 € liegen (Stand 2026). Die Grenze gilt nur für Körperschaft- und Gewerbesteuer, die Umsatzsteuer ist gesondert zu prüfen (§ 19 UStG).
• Spendenquittungen im Blick: Art eures Bescheids vom Finanzamt auswählen (Freistellungsbescheid, Anlage zum KSt-Bescheid oder Feststellung nach § 60a AO) und das Datum eintragen. Die Datei rechnet taggenau aus, bis wann ihr Zuwendungsbestätigungen ausstellen dürft (§ 63 Abs. 5 AO). Die Ampel wird GELB, wenn weniger als 6 Monate bleiben, und ROT, wenn die Frist abgelaufen ist.
• Projekte: Was hat das Sommerfest gebracht, was der Basar, was hat der Ausflug gekostet?
• Beitragsliste: Wer hat bezahlt, wer ist noch offen, auch mit Rückständen aus Vorjahren. Gleicht sich mit dem Kassenbuch ab.
• Kassenprüfung: Protokoll mit 13 Prüfpunkten und Soll/Ist für Kasse und Bank, auch für zweckgebundene Spenden, Zahlungen an den Vorstand und Bareinnahmen bei Festen. Wer trotz eingetragener Mängel „Entlastung empfohlen“ wählt, bekommt einen Hinweis.
• Prüfbericht: Der Text für die Versammlung schreibt sich aus dem Protokoll selbst. „Keinen Anlass zu Beanstandungen“ steht nur da, wenn alle 13 Punkte in Ordnung sind, sonst nennt der Bericht die Mängel. Ausdrucken, unterschreiben, fertig.
• Übergabe-Checkliste mit 14 Punkten für den Amtswechsel, von der Bankvollmacht bis zum Freistellungsbescheid.

Dazu bekommst du:

• die leere Vorlage für deinen Verein,
• einen Beispielverein mit 23 Buchungen, ausgefüllter Kassenprüfung und eingetragenem Bescheid zum Ausprobieren,
• eine Kurzanleitung als PDF (2 Seiten).

Technik: Dateien im Format .xlsx (Tabelle) und .pdf (Anleitung), Sprache Deutsch. Getestet mit Microsoft Excel 365 (Desktop) und Google Sheets, sollte ab Excel 2010 laufen. Keine Makros, kein Abo, keine Anmeldung. Gelbe Felder füllst du aus, graue rechnet die Vorlage. In Excel sind die Formeln gegen versehentliches Überschreiben geschützt (ohne Passwort). Google Sheets übernimmt diesen Schutz nicht, dort graue Felder bitte nicht überschreiben. In Google Sheets unter Datei › Einstellungen das Gebietsschema „Deutschland“ einstellen. Nicht getestet: Apple Numbers, LibreOffice und die Excel-App auf dem Handy. Geschäftsjahr = Kalenderjahr. Rechtsstand: 01.01.2026. Korrigierte Fassungen schicke ich Käufern per E-Mail.

Für wen: kleine gemeinnützige Vereine mit Barkasse und einem Bankkonto, zum Beispiel Schul- und Kita-Fördervereine, Sport-, Kultur- und Heimatvereine.

Von wem: Ich bin Fanny Püschel, Bürokauffrau und seit über 10 Jahren in der Buchhaltung. Ich habe selbst die Kasse eines Schulvereins geführt und weiß, wo es am Jahresende hakt.

Technische Vorlage, keine Steuerberatung. Die Zuordnung zu den Bereichen ist ein Vorschlag, im Zweifel klärt ihr sie mit dem Finanzamt oder eurem Dachverband.



Sofort-Download. Nutzung für den eigenen Verein, Weitergabe der Dateien nicht gestattet.