Désengorger et organiser ses archives physiques

Méthode pratique de diagnostic et plan d’action sur 30 jours

Les archives s’accumulent, les espaces se saturent et retrouver un dossier devient difficile ?

Ce guide pratique vous accompagne étape par étape pour diagnostiquer la situation de vos archives physiques, réaliser un inventaire exploitable, identifier les risques et mettre en œuvre un plan d’amélioration réaliste sur 30 jours.

Conçu pour les entreprises, banques, établissements de microfinance, ONG, administrations et professionnels de l’information documentaire, il propose une méthode structurée, concrète et adaptable aux réalités des organisations d’Afrique francophone.

Ce que vous allez apprendre

• Réaliser un diagnostic de vos archives et identifier les principales difficultés.
• Construire un inventaire clair et exploitable.
• Repérer les risques de perte, de détérioration, de mauvaise localisation et d’accès non autorisé.
• Organiser le désengorgement sans compromettre la traçabilité des documents.
• Construire un plan d’action sur 30 jours avec des responsabilités, des échéances et des indicateurs.
• Pérenniser les résultats et préparer progressivement une meilleure gestion documentaire, y compris la transition vers une GED.
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Ce que contient le téléchargement

1. Le guide pratique en PDF

Pour consulter la méthode, les recommandations et les exemples.

2. La version Word modifiable

Pour faciliter l’adaptation des modèles et la préparation de vos propres documents de travail.

3. Le kit d’outils Excel

Pour structurer votre inventaire, réaliser votre diagnostic, planifier les actions et suivre les résultats.

À qui s’adresse ce guide ?

• Archivistes et gestionnaires de l’information.
• Responsables administratifs et documentaires.
• Banques et établissements de microfinance.
• ONG, projets humanitaires et organisations de développement.
• Entreprises, PME et administrations publiques.
• Étudiants et jeunes professionnels de l’archivistique.

Pourquoi choisir ce guide ?

Parce qu’un désengorgement efficace ne consiste pas simplement à déplacer des cartons ou à libérer des étagères. Il faut savoir ce que l’on conserve, où se trouvent les documents, quels risques traiter en priorité et comment maintenir les résultats dans la durée.

Ce guide vous donne une démarche pratique pour passer du constat à l’action.

Format : téléchargement numérique

Langue : français

Auteur : Souley Yves Lionel

Marque : Souley Archives Digital Knowledge

Note : ce guide constitue un support méthodologique général. Les règles de conservation, les décisions d’élimination et les obligations réglementaires doivent être vérifiées et validées selon le contexte de votre organisation.

Organisez l’information. Préservez le savoir. Accélérez la transformation numérique.