n8n-Vorlagen für Vermieter: Mieteingang, Mahnwesen, Fristen, Mängel (8 Workflows) – Basis

Ihre Mietverwaltung läuft in einer Google-Tabelle? Dann übernehmen diese n8n-Workflows den wiederkehrenden Teil: Mieteingang abgleichen, an Fristen erinnern, Mängelmeldungen und Wohnungsanfragen annehmen. Gebaut für private Vermieter und Kleinverwalter in Deutschland (Fristen, Texte und Regeln nach deutschem Mietrecht).

Das Basis-Paket enthält 8 Workflows, die Sie in Ihr eigenes n8n importieren (Cloud oder selbst gehostet). Eine Bankanbindung gibt es nicht: Für den Mieteingang (01) schicken Sie die Kontoumsätze selbst als JSON an den Workflow, z. B. per Skript aus Ihrem Banking-Export. Den Import einer Bank-CSV-Datei enthält nur die Pro-Stufe.

Das steckt drin:

• 01 Mieteingang abgleichen: Ordnet Kontoumsätze, die Sie als JSON an den Webhook senden (keine Bankanbindung, kein CSV-Import), den Wohnungen zu und setzt je Wohnung den Status bezahlt, teilweise, offen oder zu viel.
• 02 Zahlungserinnerung und Mahnstufen: Erkennt offene Monatsmieten, rechnet die Fälligkeit zum 3. Werktag (§ 556b Abs. 1 BGB), wählt je nach Verzugstagen Erinnerung, 1. oder 2. Mahnung und vermerkt die Stufe. Standard ist der Entwurfsmodus: Die Schreiben gehen an Sie, nicht an den Mieter.
• 03 Betriebskostenabrechnung Fristenwächter: Warnt gestaffelt vor Ablauf der 12-Monats-Frist für die Betriebskostenabrechnung (§ 556 Abs. 3 BGB).
• 04 Mängelmeldung annehmen: Nimmt Meldungen aus einem Formular an, bereinigt sie, schätzt Kategorie und Dringlichkeit, benachrichtigt Sie und bestätigt dem Mieter.
• 05 Fristen und Termine Wochenübersicht: Wöchentliche Liste überfälliger und anstehender Termine (Wartungen, Prüfungen, Mietende, Kaution ...).
• 06 Interessentenanfrage bearbeiten: Nimmt Wohnungsanfragen an, verlangt die Kenntnisnahme der Datenschutzinformation, erkennt Doppelanfragen und antwortet mit Terminvorschlägen.
• 07 Datenschutz Löschliste Interessenten: Meldet Interessenten-Datensätze, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
• 08 Fehlerkorb: Gemeinsamer Fehler-Workflow: mailt Ihnen, wenn ein anderer Workflow unerwartet abbricht.

Dazu im Download:

• Anleitung als PDF (Import, Zugangsdaten, Datenschutz/DSGVO, Haftung, Wartung, Fehlerbehebung)
• Tabellenvorlage für Google Sheets mit erfundenen Beispieldaten
• Testdaten für die Webhook-Workflows und ein Testnachweis

Was dieses Paket auszeichnet:

• Für Vermieter gebaut, nicht für Steuerbüros: kein DATEV, kein Beleg-Scanning. Es geht um Mieter, Wohnungen, Fristen.
• Sicher voreingestellt: Mahnschreiben gehen zunächst nur an Sie (Entwurfsmodus). Fälligkeit zum 3. Werktag (§ 556b BGB); im Ein- oder Auszugsmonat wird nicht automatisch gemahnt, sondern nur gemeldet. Es kündigt nie, bewertet keine Bewerber und löscht keine Daten selbst.
• Getestet statt nur gelesen: 71 Testfälle mit 201 Prüfungen in einer frischen n8n-Instanz 2.43.7, inklusive Fehlerpfaden für jeden Workflow. Fälligkeiten (3. Werktag), Verzugstage und Fristen wurden von Hand nachgerechnet.
• Fehler fallen auf: Jeder Workflow meldet Google-Sheets- und Mailfehler per Mail an Sie (mit Fehlertext und Ausführungsnummer, sofern Ihr Mailserver erreichbar ist) und antwortet nicht stumm.
• Dokumentiert im Editor: Jeder Workflow trägt eine Sticky-Note mit Zweck, Einrichtung und Grenzen. Alle Zugangsdaten sind Platzhalter.

Einsatz in Österreich oder der Schweiz: Technik und Tabellen funktionieren, rechtliche Inhalte (Fristen, Mahntexte, Abrechnungsregeln) müssen Sie selbst anpassen.

Voraussetzungen: eigenes n8n, ein Google-Konto für die Tabelle, ein Postfach mit SMTP-Zugang. Grundkenntnisse in n8n (Workflow importieren, Zugangsdaten anlegen) sind nötig. Der Zugriff auf Ihre Google-Tabelle und Ihr Postfach ist nicht Teil des Tests, das prüfen Sie beim Einrichten (Anleitung Schritt 8 und 9).

Wartung: 12 Monate ab Kauf stelle ich Aktualisierungen bereit, wenn sich an den verwendeten n8n-Standard-Nodes etwas ändert, das die Workflows beeinträchtigt, sowie Korrekturen gemeldeter Fehler. Nicht enthalten sind Anpassungen an Gesetzesänderungen, neue Funktionen, individuelle Anpassungen und Einrichtungshilfe. Es gibt keine festen Reaktionszeiten.

Wichtig: Dies sind technische Vorlagen, keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung. Mahntexte und Fristen bitte vor dem Einsatz selbst prüfen. Datenschutzhinweise (Auftragsverarbeitung, Löschfristen, Informationspflichten) stehen in der Anleitung.

Mehr gewünscht? Die Pro-Stufe (separates Produkt in diesem Shop) enthält zusätzlich Kontoauszug-CSV-Import, Betriebskostenabrechnung (taggenau) und den Monatsbericht für Eigentümer.

Mit Hilfe von KI-Werkzeugen erstellt; alle Designs sind eigenständig und nicht von anderen Anbietern kopiert.

Digitale Inhalte, sofort nach dem Kauf verfügbar; es gelten die gesetzlichen Regelungen und die Bedingungen des Shops. Bei Problemen mit den Dateien melden Sie sich bitte über den Shop-Kontakt.