Gestionar la Etiqueta en la Oficina

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Reglas de urbanidad, normas de comportamiento, buenos modales parecen conceptos antiguos y pasados de moda. Sin embargo, hoy son más necesarios que nunca en el mundo empresarial y profesional.

Internet, diversidad, relaciones entre hombres y mujeres en el trabajo, equipos internacionales, son muchas las cosas que debemos manejar más allá del negocio puro y duro y para las que no estamos preparados.

Aprender a comportarse adecuadamente como Profesionales no sólo va a facilitar las relaciones, evitar problemas o mejorar la eficiencia, además puede ayudar a diferenciar a cualquier persona que demuestre que sabe actuar en cada situación. Eso no sólo genera confianza y sintonía, sino que facilita la realización de nuevos proyectos y negocios.

La Etiqueta Empresarial toca muchos aspectos, desde las comidas de negocios, las relaciones con profesionales de diversas culturas o la forma de actuar en viajes de empresa. Pero ahora quiero centrarme en lo que afecta a los modales en la Oficina.

Aunque pueda parecer algo elitista y anticuado, la etiqueta se basa en la preocupación y la consideración que muestres por tus compañeros. Pequeños cambios de comportamiento pueden marcar la diferencia entre el conflicto y un buen ambiente.

Cuestiones como la puntualidad, mantener la atención o cuidar tu lenguaje corporal en las reuniones de trabajo son básicas para que no te dejen de lado.

La tecnología es una de las cosas que más ha influido en la forma de relacionarnos y, sin embargo, seguimos sin tenerlo muy en cuenta. Lo que escribas y cómo lo escribas en los correos electrónicos o en los mensajes de móvil o la forma de contestar y utilizar el teléfono también va a decir mucho de ti.

En la Oficina los profesionales dedican gran parte del tiempo a comunicar, por eso es especialmente necesario hacerlo con brevedad y claridad porque todo el mundo tiene trabajo. A veces es fácil perder las formas o hablar o responder de forma inapropiada. Pero no solo importa lo que se dice sino lo que se comunica con gestos. Es importante ser cuidadoso para no transmitir algo que pueda ser malinterpretado.

La imagen o el aspecto es algo que no sólo está relacionado con la Etiqueta, sino que puede influir en tu progreso profesional. Es de sentido común vestir de forma apropiada a la cultura de la empresa, cuidar la higiene o el perfume que utilizas.

Muchos profesionales que van cada día a la Oficina posiblemente pasan más tiempo con sus compañeros que con su familia, por eso hay que cuidar las relaciones y tratar a todo el mundo con amabilidad y respeto, aunque a veces sea difícil.

Cuando controlas tu comportamiento vas a evitar crisis y conflictos que pueden acabar degenerando en problemas más graves en el futuro.

Es importante ir siempre con la intención de ayudar, independientemente de género. Ofrece apoyo a los recién llegados y ayuda, si puedes, a quién lo necesite.

A veces es complicado separar lo personal o privado de lo profesional, pero es recomendable no llevar al trabajo tus problemas en casa o convertir tu despacho o cubículo en el lugar en el que resolver tus asuntos privados.

El momento de la comida es uno de los más delicados, pero también es una oportunidad de reforzar las relaciones. Salir a comer es un buen momento para conocer mejor a tus colegas, pero si no te queda otra que quedarte a comer en tu mesa, trata de ser discreto y no molestar con ruidos u olores.

Tu despacho o cubículo es como un campo de minas para la Etiqueta Profesional. Debes tener cuidado con la decoración y los mensajes que transmites con ella. Conviene dejar despejada la mesa cada día por una cuestión estética, pero también para mantener la confidencialidad y no dejar a la vista información “delicada”.

Habrá días en los que celebrar algún cumpleaños u otro acontecimiento feliz. Conviene hacerlo breve y no presionar a todo el mundo para que participe o aporte algo para un regalo.

En muchas empresas hay zonas comunes en las que desconectar o tomar algo rápido. Debes cuidar el material de todos y tratar el mobiliario como si fuese tu casa.

Posiblemente uno de los momentos más “peligrosos” de la vida de oficina es precisamente cuando se sale de ella para alguna fiesta de la empresa. Debes considerar la copa de Navidad, una convención o cualquier otro momento en el que los equipos salen del entorno habitual como una parte más de tu trabajo y no dejarte llevar.

Debes comportarte con profesionalidad, no tratar de ligar o dar a entender que estás ahí por obligación. Transmite confianza, si vas a beber alcohol redúcelo al mínimo o, mejor aún, no bebas nada.

De vuelta a la Oficina, acostúmbrate a no coger nada de los demás y de dejar los equipos como la fotocopiadora igual que la encontraste.

Cuida los olores, tanto los corporales como el exceso de perfume. Evita los ruidos, los gritos o los sonidos de los móviles y demás dispositivos. Si vas a trabajar con música, ponte auriculares.

En la Oficina suele haber movimiento y hay que saber cómo actuar en pasillos, ascensores o escaleras. No bloquees el paso si vas a mantener una conversación con otra persona. Cuida los modales en los ascensores y sujeta la puerta si va a pasar alguien, independientemente de su género.

Cuestiones como la privacidad, los cotilleos o la confidencialidad pueden darte muchos dolores de cabeza. Debes ser especialmente cuidadoso con la información que ves o te cuentan.

Hay muchos otros temas como los romances de Oficina, la forma de gestionar los regalos (tanto los que se dan como los que se reciben) o las cuestiones de género, pero déjame darte algunas ideas sobre las visitas, tanto si eres el visitante como el anfitrión.

Si eres quien recibe a un profesional a tu oficina debes hacer que se sientan cómodos, no hacerles esperar y facilitarles su trabajo.

Si eres el visitante debes mantener una actitud positiva y no quejarte si hay algo que no te gusta. Debes llevar todo preparado para no hacer perder el tiempo a tu anfitrión. Sé amable y educado con cualquiera a quien te presenten. No llegues tarde y ten claro cuando es el momento de irse.

Como ves, hay muchos temas a tener en cuenta cuando se trata de la Etiqueta en los Negocios. Esta sólo es una pequeña parte, pero habrá más.