Comment cadrer vos rôles, rester carré avec la CCN OF (IDCC 1516) et faciliter Qualiopi
- La fiche emploi définit le périmètre générique d’un emploi dans l’OF; la fiche de poste traduit ça pour une personne, ici et maintenant.
- Basez-vous sur votre convention collective pour les niveaux/coefficients et critères (puis adaptez au contexte de votre OF).
- Formalisez en 4 étapes: recenser, hiérarchiser, pondérer, valider.
- Bonus Qualiopi: des fiches propres facilitent la cohérence des compétences et la traçabilité des rôles.
Pourquoi s’en occuper maintenant
Deux raisons très concrètes:
- Convention collective: la CCN des organismes de formation (IDCC 1516) encadre votre classification et vos niveaux; vos fiches doivent pouvoir s’y raccrocher (cohérence coefficients/responsabilités).
- Qualiopi: le Référentiel national qualité (RNQ) insiste sur les compétences mobilisées et la maîtrise des processus. Des fiches nettes évitent bien des écarts à l’audit.
Fiche emploi vs fiche de poste (la différence qui change tout)
- Fiche emploi
- Le “gabarit” d’un emploi dans l’OF: mission, finalités, activités types, compétences attendues, degré d’autonomie/responsabilité. Utilisée pour la classification et les parcours.
- Fiche de poste
- L’adaptation contextualisée pour une personne donnée: objectifs annuels, livrables, indicateurs, périmètre précis, rattachements, outils utilisés. Sert au pilotage opérationnel et aux entretiens.
Astuce: une fiche emploi peut servir à plusieurs fiches de poste (ex: “Référent handicap” → 1 poste à Paris, 1 en distanciel).
Les critères classants: votre boussole
Votre CCN OF fixe le cadre et les niveaux; beaucoup d’OF classent les emplois autour d’axes comme: technicité, autonomie, responsabilité, relations internes/externes (vérifiez vos définitions CCN). L’idée: positionner chaque emploi de façon argumentée pour choisir le bon coefficient et la bonne rémunération.
La méthode en 4 étapes (rapide, mais propre)
- Recenser
- Quelles missions réellement exercées aujourd’hui (pas celles d’il y a 3 ans) ?
- Quelles preuves produites (livrables, émargements, tableaux, rapports) ?
- Hiérarchiser
- Qu’est-ce qui fait 80 % de la valeur du poste (et doit figurer en premier) ?
- Quelles activités relèvent plutôt du support/ponctuel ?
- Pondérer
- Pour chaque axe (technicité, autonomie, responsabilité, relations), positionnez faible → fort avec 2–3 phrases justifiant.
- Vérifiez la cohérence avec votre grille CCN (niveau/coef).
- Valider
- Relecture croisée manager/RH/qualité.
- Versionnisez (date, auteur, périmètre) et rangez au bon endroit (GED).
Exemples express (à adapter à votre contexte)
- Référent handicap (OF/CFA)
- Finalité: sécuriser l’accessibilité du parcours et les aménagements.
- Livrables clés: procédure d’accueil, cartographie des aménagements, bilan annuel.
- Indicateurs: délais de traitement, satisfaction, conformité aux engagements.
- Responsable pédagogique
- Finalité: garantir la cohérence des parcours et la qualité pédagogique.
- Livrables: maquettes programmes, grilles d’évaluation, retours à froid.
- Indicateurs: réussite, taux d’achèvement, écarts Qualiopi corrigés.
- Chargé de digitalisation / GED
- Finalité: fiabiliser la gestion documentaire et les workflows.
- Livrables: arborescence, règles de nommage, procédures de cycle de vie, habilitations.
- Indicateurs: taux de documents conformes, temps de recherche, incidents accès.
- Concepteur pédagogique
- Finalité: concevoir des parcours et supports alignés objectifs/évaluations.
- Livrables: synopsis, storyboards, activités, banques d’items évaluatifs.
- Indicateurs: qualité des supports, retours formateurs/apprenants.
Erreurs fréquentes (et comment les éviter)
- Mélanger emploi et poste: gardez une fiche emploi “générique” et déclinez-la en fiches de poste contextualisées.
- Listes vagues (“participer à”, “aider à”) → remplacez par verbes d’action + livrables mesurables.
- Oublier le niveau CCN: ancrez vos critères dans la CCN OF pour éviter les flous en classification/rémunération.
- Ne pas versionner: datez, numérotez les versions, archivez proprement (utile en audit).
Réfs utiles
CCN des organismes de formation (IDCC 1516)