Vous ouvrez une facture, puis votre compte bancaire, puis un ancien échange avec le client. Un paiement partiel est arrivé, mais vous ne savez plus quelle somme reste due ni quand reprendre contact. Un tableau de suivi sert à réunir ces informations pour décider de la prochaine action avec les bons éléments sous les yeux.
L’objectif est simple : retrouver une facture, vérifier son solde et préparer un message adapté à la situation réelle.
Les informations à garder sur une seule ligne
Commencez par six champs : N° facture, Client, Émission, Échéance, Facturé (€) et Payé (€). Utilisez une ligne par facture et un numéro unique. Dans « Payé (€) », indiquez le cumul reçu : zéro si aucun paiement n’est arrivé, puis le nouveau total après chaque versement.
Pour suivre les échanges, ajoutez Dernier contact, Prochaine action, Date action et Notes. Ces champs répondent à quatre questions concrètes : quand avez-vous échangé, que comptez-vous faire, à quelle date, et quelle information faut-il conserver ?
Le classeur Relance Claire ajoute quatre colonnes calculées : Solde (€), Retard (jours), Situation et Contrôle saisie. Il propose 100 lignes prêtes à remplir, des filtres, un mode d’emploi et des exemples fictifs séparés du suivi réel.
Trois conseils à partir d’exemples fictifs
1. Relancez sur le solde, en tenant compte des versements reçus
Dans l’exemple EX-002, une agence fictive doit 1 200 € et a déjà versé 300 €. Le solde est donc de 900 €. Avec une échéance au 1er septembre 2026 et une date de revue au 10 septembre, le tableau affiche neuf jours de retard.
Avant d’écrire, vérifiez le paiement reçu et mettez « Payé (€) » à jour sur cette même ligne. Votre message pourra rappeler le versement de 300 € et demander une date de règlement pour les 900 € restants. Cette précision évite une demande portant sur un montant déjà partiellement encaissé.
2. Distinguez l’échéance du jour d’un retard
L’exemple EX-005 porte sur 400 €, avec une échéance au 10 septembre 2026. À cette même date, sa situation est « Échéance du jour » et son retard est de zéro jour. L’exemple EX-003, exigible le 20 septembre, affiche « À échéance » lors de cette revue.
Consultez la date avant de choisir votre formulation. Vous pouvez prévoir « Vérifier le règlement » dans « Prochaine action », puis renseigner vous-même « Date action ». Le tableau vous aide à organiser cette vérification ; il ne décide pas du message à envoyer.
3. Retirez les factures réglées de vos priorités
L’exemple EX-001 présente une facture de 1 000 €, entièrement payée. Même si son échéance est passée, son solde et son retard affiché sont à zéro, avec la situation « Payée ».
Lorsque vous constatez le règlement, actualisez le cumul payé, puis filtrez « Situation » pour examiner les factures « En retard ». Vous conservez ainsi l’historique sans traiter une facture soldée comme une relance encore nécessaire.
Une courte revue, avec une date claire
Avant chaque revue, vérifiez la Date utilisée. Dans Relance Claire, elle correspond au jour courant lorsque Date choisie reste vide. Vous pouvez saisir une autre date pour examiner l’évolution des retards.
Corrigez ensuite les alertes de « Contrôle saisie ». Une ligne incomplète, un numéro en double ou un montant incohérent fait afficher « À corriger » dans la synthèse. Les totaux couvrent toutes les lignes du suivi, même lorsqu’un filtre en masque certaines.
Le fichier calcule les soldes et les retards à partir de vos saisies. Les contacts, actions et dates d’action restent manuels. Il ne consulte pas votre banque et n’envoie aucun message.
Pour commencer, retrouvez trois modèles de relance gratuits sur l’accueil Relance Claire. Pour disposer du classeur présenté et des ressources du kit, consultez Relance Claire à 19 €.